Cierres contables más eficientes

Escribe: Cecilia Fukazawa / publicado en la revista Business.

Hoy en día los líderes de negocios esperan que la gestión financiera de sus compañías contribuya de manera más significativa en las decisiones del negocio.  Esto se traduce en su requerimiento de información financiera confiable y oportuna.

Aspectos como el manejo de los costos y el desempeño, así como el cumplimiento de los requerimientos externos de reguladores e inversionistas, son factores que constantemente presionan a la gerencia de finanzas a acelerar el ciclo de cierre contable.

Existen síntomas que usted deberá identificar y que indican la existencia de oportunidades de mejora en su ciclo de cierre contable:

• Reportes e indicadores financieros no son recibidos oportunamente, debido a retrasos en las fuentes de información.
• La dependencia de un alto volumen de actividades manuales para la ejecución del cierre financiero; actividades que podrían automatizarse.
• Que se registren constantemente ajustes y correcciones significativas posteriores al cierre contable.

Los beneficios
¿Qué beneficios espera obtener una organización del ciclo de cierre financiero contable?

• Generación de información oportuna, confiable y relevante respecto a los resultados y la situación de la organización.
• Reducción de costos a través del uso eficiente de recursos.
• Adecuación de la organización, procesos y tecnología con las mejores prácticas de su industria.
• Optimización del uso de los recursos alineados con los objetivos de la organización.
• Estandarización  y automatización de las actividades claves del proceso de cierre, a fin de eliminar aquellas que no agregan valor.
• Establecimiento de mejores controles internos.

Aspectos a considerar
Las dimensiones claves que usted debe considerar para lograr un cierre financiero más eficiente en su negocio son:

1. Estrategia: Determinar los objetivos relacionados con los reportes e indicadores financieros y alinearlos con la estrategia de su organización. Seguidamente  deberá desarrollar un plan de ejecución y monitoreo del progreso.
2. Personas: Maximizar la eficiencia del talento humano. Esto se logra a través de la asignación de funciones y responsabilidades claras -que tome en cuenta una razonable distribución de carga laboral-, el establecimiento de cronogramas de trabajo, comunicación de los planes y solución oportuna de las desviaciones al avance esperado. Finalmente, medir y recompensar el desempeño de los colaboradores.
3. Procesos: Agilizar, simplificar y estandarizar los procesos relacionados con el ciclo de cierre. Para ello se deberán analizar todas las actividades involucradas en el proceso, a fin de determinar oportunidades que permitan mejorar el tiempo y la utilización de recursos disponibles durante las actividades de cierre. En este análisis se identificarán aquellas actividades clave que deberán ser realizadas de manera secuencial, así como aquellas que podrían realizarse de manera anticipada a dicho ciclo.
4. Tecnología: Optimizar el uso de los sistemas actuales de la organización.  Los sistemas deben contribuir al procesamiento eficiente de la información; por ello, el uso excesivo de hojas de cálculo, así como el alto volumen de registros y actividades manuales son síntomas de la falta de aprovechamiento de la tecnología disponible. En este sentido, se deberá coordinar con los responsables de la gestión de la tecnología de la información de la organización para validar las oportunidades de automatización y simplificación tecnológica en el proceso de información financiera.